Quanto costa affidare a Microsoft le email della scuola italiana

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Il quartier generale di Microsoft in Francia (foto: LIONEL BONAVENTURE/AFP/Getty Images)

Oltre mezzo milione di euro. Tanto ha speso il ministero dell’Istruzione per trasferire le caselle di posta elettronica della scuola italiana sotto l’egida di Microsoft. L’operazione risale ai primi di luglio, come già riportato da Wired, quando la macchina guidata dal ministro Lucia Azzolina ha concluso quasi in sordina l’aggiornamento dei sistemi per 30mila indirizzi email istituzionali, dal personale del ministero ai dirigenti scolastici, con lo scopo di “fornire uno strumento più funzionale per la gestione della posta elettronica e la possibilità di utilizzare tutto il set di ulteriori applicazioni previste dalla Suite Office 365”, per il lavoro condiviso e le videochiamate. 

Quello che il ministero non ha voluto dire all’epoca, invece, è stato il costo dell’operazione, che Wired è adesso in grado di rendere pubblico nel dettaglio, dopo una richiesta di accesso agli atti, una richiesta di riesame e cinquanta giorni di attesa (anche se la legge ne stabilisce trenta). 

I costi del trasloco

Nel dettaglio, il ministero ha speso 42mila euro più Iva per il progetto di fattibilità relativo alla migrazione e 506.100 euro per il trasloco vero e proprio. Questa somma però non comprende tutte le 30mila le caselle di posta, perché, come specifica la risposta del ministero alla richiesta di accesso agli atti, quelle di scuole e del personale di segreteria degli istituti sono fornite dal colosso Redmond gratuitamente, nell’ambito del suo programma Education

La spesa riguarda principalmente il personale del ministero stesso e include, oltre a tutti gli strumenti di posta e di lavoro online, anche le licenze per i sistemi operativi Microsoft Windows 10 e Windows 7, utilizzati per le postazioni del personale di viale Trastevere. A scorrere la tabella delle licenze acquistate emerge che le 6.500 di classe A3 per Microsoft 365 valgono 325.260 euro (50 euro l’una). L’altra voce consistente, oltre centomila euro, concerne cento licenze legate ad Azure, la piattaforma cloud del gigante informatico.

Inoltre, dalle specificazioni ottenute da Wired in risposta alla richiesta di accesso, risulta che “i costi relativi al progetto di migrazione riguardano non soltanto le caselle istituzionali”, come precedentemente annunciato, “ma anche quelli relativi alla migrazione di circa un milione di caselle del personale docente, affidate alla cura dell’azienda italiana Aruba. Questa precisazione, inserita a spiegare il costo dell’intero progetto, stride però con quanto il ministero affermava ai primi di luglio proprio sul tema: “Non sono interessati alla migrazione su Office 365 né docenti né studenti”. Ad ogni modo, queste caselle beneficiano del trattamento gratis da parte di Microsoft.

Dell’accordo, tuttavia, non esistono, a detta degli uffici di viale Trastevere, capitolati, lettere di intesa o contratti, poiché il nuovo servizio consiste in “un semplice upgrade delle licenze, nell’ambito del servizio contrattuale Gosa (gestione operativa ambiente distribuito)”. Siccome le caselle di posta del personale amministrativo del ministero si appoggiavano già su Microsoft Exchange, in questo caso la scelta, spiega il ministero, è stata quella di estendere il bouquet di servizi accessibili. I costi sono dimensionati sulle tariffe stabilite dall’Agenzia per l’Italia digitale (Agid), che ha il compito di promuovere la digitalizzazione della pubblica amministrazione.

Dall’email al cloud

L’operazione, annunciata al personale del ministero a fine giugno con una circolare, si è svolta senza difficoltà tecniche e ha riguardato il trasferimento degli account di scuole e dirigenti su Office 365, la piattaforma dell’azienda americana che raccoglie servizi di posta elettronica, lavoro condiviso e videochiamate. Come si legge nella nota del ministero, l’innovazione introdotta ha permesso al personale di utilizzare caselle di posta molto più capienti, della dimensione di 50 gigabyte.

La migrazione delle caselle di posta elettronica rientra in un progetto più ampio di trasformazione dei sistemi informatici della scuola italiana. Tra gli obiettivi rientrano, come recitano le linee guida condivise con Wired, un aggiornamento delle applicazioni, la migrazione verso un cloud ibrido, un migliore servizio per dipendenti, alunni e famiglie. “Dal punto di vista tecnologico la principale evoluzione prevista a medio termine è rappresentata dal progetto di chiusura dell’attuale centro di elaborazione dati Miur di Monte Porzio Catone”, alle porte di Roma, scrive il ministero, nell’ottica di una razionalizzazione dei data center pubblici. Lo scorso febbraio l’Agid ha censito quelli di proprietà della pubblica amministrazione: 1.252, di cui il 64% ha concluso l’ultimo ammodernamento prima del 2015. Per l’Agenzia del digitale occorre tagliare, puntando su 35 poli strategici nazionali. A questi si appoggerebbe in futuro in parte anche il ministero dell’Istruzione, suddividendo l’elaborazione dati anche con fornitori privati (modello del cloud ibrido).

Per questo nelle linee guida si evidenzia la necessità di “ottimizzare i carichi di elaborazione e permettano all’amministrazione, attraverso gli opportuni strumenti di monitoraggio, di controllare in modo più puntuale l’utilizzo degli asset di sistema come macchine virtuali, storage, containers ecc., anche al fine di razionalizzare la spesa per l’infrastruttura It”. Ne consegue che anche i software devono essere aggiornati di pari passo, come quelli dell’email, valorizzando strategie di cloud ibrido. Come il ministero ha fatto con le caselle di posta e Microsoft. Per tecnici della scuola ed esperti informatici, un trasloco in tempi tanto stretti non si poteva che fare affidandosi a un privato di comprovata esperienza. Mentre alcuni docenti e parti della comunità informatica italiana, capofila Wikimedia (la fondazione dietro l’enciclopedia online Wikipedia), contestano la scelta di un programma proprietario al posto di software liberi e gratuiti.

Un problema di trasparenza

Ma libere e accessibili, nel dicastero guidato da Lucia Azzolina, dovrebbero essere anche le informazioni sulle spese della pubblica amministrazione. A una prima richiesta informale sul dettaglio economico dell’operazione, inviata il 29 giugno, l’ufficio stampa del ministero aveva risposto a Wired che “non si ritiene utile fornire questo dato, che potrebbe essere letto in modo totalmente avulso dagli scenari, dalle complessità tecniche e dai vincoli temporali che hanno caratterizzato il progetto di migrazione”.  Non ha avuto maggior fortuna la prima richiesta di accesso agli atti, del 5 luglio, che è rimasta inascoltata allo scadere del trentesimo giorno, entro il quale per legge la pubblica amministrazione è tenuta a dare una risposta, anche di diniego. Solo il ricorso al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (rpct) ha smosso gli uffici di viale Trastevere, permettendo a Wired di ottenere una risposta ufficiale e dettagliata, lo schema dei costi sostenuti e le linee guida per la transizione dei sistemi informatici (disponibili pubblicamente sulla piattaforma GitHub, insieme alle richieste di accesso). 

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